1. PREMESSA
New Line RdM ha maturato la propria reputazione dal 1981, operando con integrità e rispetto di tutte le parti coinvolte direttamente e indirettamente dalla propria attività. La reputazione rappresenta un asset importante tanto quanto lo solo le persone, la capacità di lavoro ed il brand aziendale.
La nostra priorità è quella di restare all’interno di un business di successo, per poter crescere, bilanciare gli interessi di medio e lungo periodo e lasciare alle generazioni future le opportunità che abbiamo ricevuto da chi ci ha preceduto. Questo significa che ci dobbiamo occupare dei nostri clienti, delle nostre famiglie, dei nostri partner e più in generale del nostro Mondo.
Il successo richiede alti standard di comportamento da parte di tutti. Vogliamo che il codice rappresenti qualcosa si più di un semplice elenco di principi, desideriamo che sia anche il riferimento per la nostra vita di tutti i giorni.
2. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO
Ci impegniamo a condurre il nostro lavoro con onestà, integrità, apertura mentale, riservatezza e sempre con rispetto sia dei diritti umani in generale ed in modo particolare di quelli dei nostri colleghi e di tutte le altre parti direttamente coinvolte dalle nostre attività. Intendiamo assumere in ogni occasione un atteggiamento orientato alla soluzione dei problemi.
3. RISPETTO DELLA LEGGE
New Line RdM e tutte le persone che operano per suo conto si impegnano ad operare nel rispetto delle leggi e dei regolamenti.
4. ETICA
Il nostro lavoro si deve svolgere nel rispetto dei seguenti principi:
Lealtà e buona fede: occorre adottare sempre un comportamento conforme ai principi di lealtà e buona fede nei confronti della Società, dei responsabili, dei colleghi e dei collaboratori, nonché di qualunque persona con cui si intrattengano rapporti professionali.
Conflitto di interessi: occorre privilegiare gli interessi della Società rispetto agli interessi personali o di terzi che possono influire sulle decisioni, sui comportamenti, sui servizi o sulle consulenze, in tutti i casi in cui si agisce a nome di NEW LINE RdM.
Utilizzo delle informazioni: le informazioni devono essere trattate e comunicate in modo integrale, preciso, tempestivo e veritiero. Non devono essere utilizzate o divulgate a vantaggio proprio o di terzi.
Deve essere risposta la massima attenzione ai rischi connessi alla confidenzialità, integrità e completezza delle informazioni.
Rispetto e ascolto: occorre assumere atteggiamenti di rispetto e ascolto per le ragioni altrui, con tutte le persone con cui si intrattengono rapporti professionali ed in particolare nei confronti dei colleghi.
Innovazione: occorre promuovere il miglioramento continuo e l’innovazione per raggiungere la massima qualità possibile in base a criteri di redditività e valorizzazione del patrimonio aziendale.
Rapporti con i fornitori: occorre trattare i fornitori in modo paritario, con il massimo rispetto dei vincoli legali.
È vietato offrire, dare, sollecitare o ricevere qualsiasi tipo di remunerazione o compenso fuori contratto.
È altresì vietato avvalersi della propria posizione nell’ambito di NEW LINE RdM per ottenere vantaggi personali.
Orientamento al cliente: occorre operare con efficacia, professionalità e spirito di collaborazione, mirando a soddisfare appieno i bisogni e le aspettative dei clienti mediante soluzioni competitive di elevata qualità.
Adottare un atteggiamento amabile, cortese e servizievole. Ricorrere sempre al proprio responsabile nel caso in cui ciò si dimostri difficile.
È vietato sollecitare o ricevere qualsiasi tipo di remunerazione o compenso da parte dei Clienti di NEW LINE RdM, per qualsiasi attività solta all’interno o all’esterno dell’Azienda.
Fiere ed eventi di settore: è importante per tutti i collaboratori sostenere e seguire gli eventi e le fiere di settore, come strumento di arricchimento professionale e di team.
5. PRINCIPI ANTI-CORRUZIONE
Tutti i destinatari del presente Codice, senza distinzioni ed eccezioni, sono impegnati ad osservare e far osservare i principi di conformità alle leggi, trasparenza e correttezza gestionale, buona fede e tolleranza zero nei confronti della corruzione nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.
I Principi e Leggi Anti-Corruzione (rif. D.Lgs. 231/2001, Codice Penale articoli 317 e seguenti, Codice Civile art. 2635 e all’art. 2635 bis) proibiscono pagamenti, offerte, promesse, o autorizzazioni di pagamento o trasferimenti di valore o utilità, direttamente o indirettamente, a qualsiasi Pubblico Ufficiale, o a qualsiasi altro soggetto, essendo a conoscenza che tutto o parte dei pagamenti, valori, o utilità saranno offerti, dati, promessi, o trasferiti a un Pubblico Ufficiale.
Detti Principi e Leggi Anti-Corruzione proibiscono altresì la corruzione nei rapporti commerciali — i.e., il pagamento o trasferimento di qualsiasi valore, utilità, o vantaggio, direttamente o indirettamente, a qualsiasi soggetto privato al fine di ottenere o intrattenere indebitamente affari o qualsiasi vantaggio economico o influenzare indebitamente il comportamento del ricevente.
Di seguito alcune aree che possono risultare strumentali al verificarsi del rischio corruzione quando coinvolgono persone in grado d’influire sulle attività dell’azienda o che potrebbero trarne un beneficio personale.
Tali situazioni devono essere affrontate con consapevolezza e valutate con cura insieme al proprio responsabile.
Omaggi, inviti e spese di rappresentanza
I regali e gli inviti possono contribuire a promuovere buone relazioni ma possono essere considerati come una maniera d’influire su una decisione, di favorire un’azienda o una persona.
Donazioni e sponsorizzazioni
Le donazioni sono dei benefici concessi con un obiettivo specifico: la ricerca, la formazione, l’ambiente (sviluppo sostenibile), a scopi esclusivamente caritativi o umanitari. Le sponsorizzazioni devono essere fatte per promuovere legittimi interessi commerciali.
Selezione e assunzione del personale e dei professionisti per prestazioni professionali.
La selezione e l’assunzione del Personale si ispirano ai principi di correttezza ed imparzialità, nel rispetto della professionalità e delle competenze. Il processo di selezione del professionista da incaricare deve avvenire nel rispetto dei criteri di concorrenza, trasparenza, competenza, economicità, efficacia, tempestività e correttezza.
Ciascuno dei collaboratori può in ogni momento esprimere i propri dubbi e fare domande, ed è tenuto a riferire al proprio responsabile o al responsabile delle risorse umane situazioni a rischio di corruzione o se ritiene in buona fede che sia stata, o stia per essere compiuta una violazione.
Ogni collaboratore che riferisca in buona fede e disinteressatamente, sarà protetto contro qualsiasi forma di ritorsione e trattato in modo riservato conformemente alla regolamentazione applicabile.
6. SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING
L’azienda si è dotata di un sistema di segnalazione secondo quanto previsto dal Decreto Whistleblowing ed è conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
Per i dettagli si fa riferimento alla procedura specifica in allegato al codice etico (ALL_Procedura Whistleblowing), che intende illustrare il processo per la segnalazione di comportamenti illeciti nell’ambito del contesto aziendale, in particolare
• identificare i soggetti che possono effettuare segnalazioni;
• circoscrivere il perimetro di condotte, avvenimenti o azioni che possono costituire oggetto
• di segnalazione;
• identificare i canali attraverso cui effettuare segnalazioni;
• rappresentare le modalità operative per la presentazione e la gestione di segnalazioni, nonchè le eventuali conseguenti attività di accertamento;
• informare il segnalante e il segnalato circa le forme di tutela che vengono riconosciute e garantite.
7. PERSONALE
Tutto il personale che opera per conto di NEW LINE RdM deve distinguersi per elevata professionalità:
Competenze: occorre assicurarsi di mantenere adeguate competenze anche per i propri collaboratori al fine di produrre il migliore rendimento possibile nell’esercizio delle proprie funzioni.
Efficienza: è importante conseguire i risultati stabiliti per le proprie responsabilità nel modo più efficiente e produttivo possibile.
Cooperazione: è importante cooperare in modo personale e attivo con unità e reparti aziendali, con i propri collaboratori e gli altri dipendenti.
Prevenzione dei rischi lavorativi: ciascuno è responsabile della propria ed altrui salute e sicurezza. Tutti devono rispettare le misure preventive in materia di salute e sicurezza utilizzando gli strumenti di protezione adeguati individuali e collettivi. I responsabili devono vigilare sulle persone del team.
Rispetto del tasso alcolico pari a zero: in ogni istante dell’attività di lavoro: non assumere bevande alcoliche che possano influire sullo svolgimento del proprio lavoro (vino, birra, superalcolici, …), prima di iniziarlo o durante le pause; ciò è tanto più importante nel caso di missioni aziendali che comportino la guida di una automezzo (sia personale, sia aziendale); l’assunzione di alcolici è vietata per un periodo di tempo adeguato prima di mettersi alla guida e per tutta la durata del viaggio.
Abbigliamento: è importante adottare un abbigliamento coerente con l’immagine aziendale curando pulizia e decoro.
I Responsabili: i responsabili di team di collaboratori devono prestare particolare attenzione alla motivazione, allo sviluppo e alla soddisfazione professionale, impegnandosi ad offrire opportunità di crescita in base a criteri di merito e al contributo professionale del singolo. A questo fine, tra le altre cose, devono promuoverne la formazione e l’apprendimento, riconoscerne gli sforzi in modo specifico e valutarne oggettivamente i risultati.
Rispetto per l’ambiente: tutti devono impegnarsi in modo attivo e responsabile per la conservazione dell’ambiente, non solo tramite l’adempimento degli obblighi di legge, ma anche partecipando ai programmi ambientali cui NEW LINE RdM ha dato la sua adesione e agendo con la massima diligenza nel rilevare e rettificare comportamenti che potrebbero provocare danno all’ambiente.
Disponibilità: è importante dedicare l’impegno richiesto dall’esercizio delle proprie funzioni e rendersi disponibili alla eventuale flessibilità di orario richiesta dal mercato.
Scrivanie e schermi: è responsabilità di ciascuno lasciare scrivanie e schermi puliti. Non deve essere consentita la possibilità di accedere ad informazioni riservate lasciate incustodite. Ad esempio, non devono essere lasciati fogli di lavoro sulle scrivanie o cestinati senza distruzione. Gli schermi devono essere posizionati in modo che le informazioni non possano essere carpite.
Ambiente di lavoro: è responsabilità di ciascuno lasciare il proprio posto di lavoro e le aree comuni, mensa e sale riunioni, in ordine e puliti. Appunti, bottiglie, bicchieri, tracce di cibo devono essere rimossi direttamente dagli utilizzatori.
8. UTILIZZO DEGLI STRUMENTI DI LAVORO (ASSET)
Utilizzo degli strumenti informatici: L’utilizzo e la custodia degli asset informatici vengono disciplinati dal Regolamento Strumenti Informatici.
Utilizzo degli automezzi: gli automezzi necessari all’attività aziendale sono dati in uso ad un titolare, che è responsabile della sua efficienza, attraverso il rispetto delle attività di manutenzione previste. Il loro utilizzo deve rispettare criteri di prudenza, sicurezza e correttezza, sia nei confronti del codice della strada, sia nei confronti dell’azienda, sia nei confronti dell’ambiente; la massima cura va anche dedicata alla sicurezza della merce trasportata. Le multe a carico di automezzi intestati all’azienda saranno addebitate al personale in quel momento alla guida. Nel caso di un comportamento manifestamente imprudente o negligente, e/o di un conseguente danno provocato ad un automezzo aziendale, sono previste sanzioni disciplinari e pecuniarie.
9. TELELAVORO
Le modalità di svolgimento sono declinate nel documento “ALL_Linee guida smart working NL RdM Flex”.
10. CESSAZIONE O VARIAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO
Le responsabilità e i doveri relativi alla sicurezza delle informazioni rimangono validi dopo la cessazione o la variazione del rapporto di lavoro. In particolare, la direzione HR in fase di congedo della persona o di cambio di ruolo compilerà una check list (si veda il file check list dimissioni cambio ruolo V01.xls) per verificare che tutti gli elementi in dotazione vengano restituiti e chiede che venga firmata un’autodichiarazione in cui il dimissionario conferma che non sta portando con sé informazioni e dati aziendali.
11. ACCESSI ALLE STRUTTURE SOCIETARIE
L’accesso alle strutture deve avvenire secondo le regole stabilite: gli ospiti devono essere registrati e le zone con limitazione di accesso che devono rispettate da tutti.
12. KNOW HOW E RISERVATEZZA
I dipendenti di NEW LINE RdM svolgono le proprie funzioni professionali, sia all’interno dell’Azienda sia nei rapporti con terzi, garantendo sempre l’assoluta riservatezza delle informazioni la cui divulgazione o pubblicazione possa influire sugli interessi delle parti coinvolte.
Questo principio, che rimane valido anche dopo l’interruzione del rapporto di lavoro con NEW LINE RdM, si concretizza nel rispetto delle seguenti norme:
Segreto professionale: occorre mantenere il segreto professionale nei confronti dei dati, rapporti, conti, rendiconti, piani strategici e altre attività di NEW LINE RdM e del suo personale che non siano di dominio pubblico e la cui divulgazione possa influire sugli interessi di NEW LINE RdM. È vietato diffondere tali informazioni senza autorizzazione, a meno che si agisca in conformità a una precisa richiesta giudiziaria o a una disposizione di legge.
Proprietà intellettuale: è vietato utilizzare, a fini propri o di terzi o a scopo di lucro, i programmi, sistemi informatici, manuali, video, corsi, studi, rapporti ecc. creati, sviluppati o perfezionati in NEW LINE RdM, in quanto la Società ne conserva sempre la proprietà intellettuale.
Conoscenze e know how: tutte le conoscenze sviluppate nell’ambito dell’attività svolta per NEW LINE RdM sono da considerare prima di tutto patrimonio di NEW LINE RdM. L’utilizzo al di fuori di tale ambito deve avvenire secondo principi di riservatezza e correttezza.
Se opportuno New Line sottoscrive documenti specifici relativi al DPS dei clienti (Documento Programmatico della Sicurezza). E’ richiesta a tutti i collaboratori di NEW LINE RdM l’osservanza di tale impegno, secondo criteri di discrezione e riservatezza.
13. LIMITAZIONI E INCOMPATIBILITA’ DI CARATTERE GENERALE
I collaboratori di NEW LINE RdM non possono assumere cariche, svolgere funzioni o agire in rappresentanza di società concorrenti, società fornitrici di beni e servizi o società che esercitano una forma di dominio o controllo sulle società concorrenti.
I collaboratori sono tenuti a consultare NEW LINE RdM prima di accettare qualsiasi carica, cooptazione o nomina al di fuori della Società che possa condizionarne l’indipendenza e la dedizione professionale alla Società.
14. PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI
Il mancato rispetto delle norme esposte in questo Codice di Comportamento potrà portare la Direzione del Personale ad assumere provvedimenti di carattere disciplinare adeguati alla gravità del fatto, ove non siano previste dalla legge sanzioni più gravi, di carattere civile o penale.
Le norme disciplinari relative alle sanzioni, infrazioni ed alle procedure di contestazione sono contenute nel Cod. Civ. nelle legge 300/970 art. 7, e nel vigente C.C.N.L. Commercio e successive modifiche sia per quanto riguarda la parte normativa sia per quanto riguarda la parte economica e, del Contratto Integrativo Provinciale in vigore, per i punti nei quali esso conserva la sua validità.
15. VIGILANZA E INTERPRETAZIONE
L’interpretazione del presente Codice di comportamento compete al Consiglio di Amministrazione dell’azienda. Le eventuali richieste di parere e di autorizzazione citate nel presente documento devono essere rivolte alla Direzione delle risorse umane dell’azienda. Inoltre, eventuali inadempienze devono essere comunicate a tale Direzione, che è preposta a dare istruzioni in merito all’applicazione del presente Codice di comportamento.