Codice etico di comportamento

1. PREMESSA

New Line RdM ha maturato la propria reputazione dal 1981, operando con integrità e rispetto di tutte le parti coinvolte direttamente e indirettamente dalla propria attività. La reputazione rappresenta un asset importante tanto quanto lo sono le persone, la capacità di lavoro ed il brand aziendale.

La nostra priorità è quella di restare all’interno di un business di successo, per poter crescere, bilanciare gli interessi di medio e lungo periodo e lasciare alle generazioni future le opportunità che abbiamo ricevuto da chi ci ha preceduto. Questo significa che ci dobbiamo occupare dei nostri clienti, delle nostre famiglie, dei nostri partner e più in generale del nostro Mondo.

Il successo richiede alti standard di comportamento da parte di tutti. Vogliamo che il codice rappresenti qualcosa si più di un semplice elenco di principi, desideriamo che sia anche il riferimento per la nostra vita di tutti i giorni.

2. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO

Ci impegniamo a condurre il nostro lavoro con onestà, integrità, apertura mentale, riservatezza e sempre con rispetto sia dei diritti umani in generale ed in modo particolare di quelli dei nostri colleghi e di tutte le altre parti direttamente coinvolte dalle nostre attività. Intendiamo assumere in ogni occasione un atteggiamento orientato alla soluzione dei problemi.

3. RISPETTO DELLA LEGGE

New Line RdM e tutte le persone che operano per suo conto si impegnano ad operare nel rispetto delle leggi e dei regolamenti.

4. ETICA

Il nostro lavoro si deve svolgere nel rispetto dei seguenti principi:

Lealtà e buona fede: occorre adottare sempre un comportamento conforme ai principi di lealtà e buona fede nei confronti della Società, dei responsabili, dei colleghi e dei collaboratori, nonché di qualunque persona con cui si intrattengano rapporti professionali.

 

Conflitto di interessi: occorre privilegiare gli interessi della Società rispetto agli interessi personali o di terzi che possono influire sulle decisioni, sui comportamenti, sui servizi o sulle consulenze, in tutti i casi in cui si agisce a nome di NEW LINE RdM.

 

Utilizzo delle informazioni: le informazioni devono essere trattate e comunicate in modo integrale, preciso, tempestivo e veritiero. Non devono essere utilizzate o divulgate a vantaggio proprio o di terzi.

Deve essere risposta la massima attenzione ai rischi connessi alla confidenzialità, integrità e completezza delle informazioni.

 

Rispetto e ascolto: occorre assumere atteggiamenti di rispetto e ascolto per le ragioni altrui, con tutte le persone con cui si intrattengono rapporti professionali ed in particolare nei confronti dei colleghi.

 

Innovazione: occorre promuovere il miglioramento continuo e l’innovazione per raggiungere la massima qualità possibile in base a criteri di redditività e valorizzazione del patrimonio aziendale.

 

Rapporti con i fornitori: occorre trattare i fornitori in modo paritario, con il massimo rispetto dei vincoli legali.

È vietato offrire, dare, sollecitare o ricevere qualsiasi tipo di remunerazione o compenso fuori contratto.

È altresì vietato avvalersi della propria posizione nell’ambito di NEW LINE RdM per ottenere vantaggi personali.

 

Orientamento al cliente: occorre operare con efficacia, professionalità e spirito di collaborazione, mirando a soddisfare appieno i bisogni e le aspettative dei clienti mediante soluzioni competitive di elevata qualità.

Adottare un atteggiamento amabile, cortese e servizievole. Ricorrere sempre al proprio responsabile nel caso in cui ciò si dimostri difficile.

È vietato sollecitare o ricevere qualsiasi tipo di remunerazione o compenso da parte dei Clienti di NEW LINE RdM, per qualsiasi attività solta all’interno o all’esterno dell’Azienda.

 

Fiere ed eventi di settore: è importante per tutti i collaboratori sostenere e seguire gli eventi e le fiere di settore, come strumento di arricchimento professionale e di team.

5. PERSONALE

Tutto il personale che opera per conto di NEW LINE RdM deve distinguersi per elevata professionalità:

Competenze: occorre assicurarsi di mantenere adeguate competenze anche per i propri collaboratori al fine di produrre il migliore rendimento possibile nell’esercizio delle proprie funzioni.

 

Efficienza: è importante conseguire i risultati stabiliti per le proprie responsabilità nel modo più efficiente e produttivo possibile.

 

Cooperazione: è importante cooperare in modo personale e attivo con unità e reparti aziendali, con i propri collaboratori e gli altri dipendenti.

 

Prevenzione dei rischi lavorativi: ciascuno è responsabile della propria ed altrui salute e sicurezza. Tutti devono rispettare le misure preventive in materia di salute e sicurezza utilizzando gli strumenti di protezione adeguati individuali e collettivi. I responsabili devono vigilare sulle persone del team.

 

Rispetto del tasso alcolico pari a zero: in ogni istante dell’attività di lavoro: non assumere bevande alcoliche che possano influire sullo svolgimento del proprio lavoro (vino, birra, superalcolici, …), prima di iniziarlo o durante le pause; ciò è tanto più importante nel caso di missioni aziendali che comportino la guida di una automezzo (sia personale, sia aziendale); l’assunzione di alcolici è vietata per un periodo di tempo adeguato prima di mettersi alla guida e per tutta la durata del viaggio.

 

Abbigliamento: è importante adottare un abbigliamento coerente con l’immagine aziendale curando pulizia e decoro.

 

I Responsabili: i responsabili di team di collaboratori devono prestare particolare attenzione alla motivazione, allo sviluppo e alla soddisfazione professionale, impegnandosi ad offrire opportunità di crescita in base a criteri di merito e al contributo professionale del singolo. A questo fine, tra le altre cose, devono promuoverne la formazione e l’apprendimento, riconoscerne gli sforzi in modo specifico e valutarne oggettivamente i risultati.

 

Rispetto per l’ambiente: tutti devono impegnarsi in modo attivo e responsabile per la conservazione dell’ambiente, non solo tramite l’adempimento degli obblighi di legge, ma anche partecipando ai programmi ambientali cui NEW LINE RdM ha dato la sua adesione e agendo con la massima diligenza nel rilevare e rettificare comportamenti che potrebbero provocare danno all’ambiente.

 

Disponibilità: è importante dedicare l’impegno richiesto dall’esercizio delle proprie funzioni e rendersi disponibili alla eventuale flessibilità di orario richiesta dal mercato.

Scrivanie e schermi: è responsabilità di ciascuno lasciare scrivanie e schermi puliti. Non deve essere consentita la possibilità di accedere ad informazioni riservate lasciate incustodite. Ad esempio non devono essere lasciati fogli di lavoro sulle scrivanie o cestinati senza distruzione. Gli schermi devono essere posizionati in modo che le informazioni non possano essere carpite.

 

Ambiente di lavoro: è responsabilità di ciascuno lasciare il proprio posto di lavoro e le aree comuni, mensa e sale riunioni, in ordine e puliti. Appunti, bottiglie, bicchieri, tracce di cibo devono essere rimossi direttamente dagli utilizzatori.

6. UTILIZZO DEGLI STRUMENTI DI LAVORO (ASSET)

Tutti sono responsabili personalmente delle risorse (asset) della Società assegnate o utilizzate. Queste devono essere esclusivamente impiegate per fini professionali. La gestione degli asset deve avvenire con la massima cura nel rispetto della proprietà aziendale. Gli asset non devono mai essere lasciati incustoditi.

 

PC fissi o portatili: devono essere gestiti con la massima attenzione, non devono essere esposti al rischio di furti o danneggiamenti e devono essere utilizzati con cura, preoccupandosi di mantenerli nelle condizioni di massima efficienza, attraverso l’iniziativa individuale o l’impiego delle strutture aziendali dedicate alla manutenzione.

Il software installato e le periferiche eventualmente collegate ad ogni computer affidato in uso devono essere forniti o autorizzati.

New Line RdM dispone delle password di accesso e si riserva il diritto di controllare il contenuto dei PC e di rimuovere programmi e files non previsti o ritenuti pericolosi per la sicurezza.

 

Server e Rete aziendale: tutti i files creati o modificati nell’ambito dell’attività di lavoro, devono risiedere sui server aziendali per essere condivisi, secondo i diritti di accesso previsti, e non devono risiedere sui singoli PC in uso. Programmi e files non attinenti le mansioni richieste non possono essere dislocati sui server della rete aziendale, se non dietro specifica autorizzazione.

New Line RdM si riserva il diritto di rimuoverli, secondo quanto già descritto al punto precedente.

 

Uso di Internet: l’utilizzo di internet da parte di tutto il personale deve sempre essere ispirato a principi di diligenza e correttezza. Tutte le transazioni effettuate su internet, dal proprio PC, lasciano traccia sui server aziendali di cui l’azienda si riserva il pieno controllo.

L’utilizzo personale non dà alcun diritto di riservatezza, in particolare, ma non solo, per quanto attiene a:

1. navigare in siti che possano rivelare aspetti coperti da privacy (a titolo di esempio: informazioni sulla salute, abitudini sessuali, opinioni e/o appartenenza in campo sindacale, politico, religioso, razziale) o comunque non attinenti lo svolgimento delle mansioni assegnate;
2. effettuare transazioni finanziarie, di acquisto on-line e di remote-banking;
3. partecipare a Forum o utilizzare chat line e bacheche elettroniche;
4. registrarsi a siti i cui contenuti non siano legati all’attività lavorativa;

 

Software: lo scarico di sw anche gratuito e/o di files non attinenti le mansioni assegnate dovrà essere espressamente autorizzato da NEW LINE RdM.

 

Posta elettronica: si tratta di un mezzo necessario per lo svolgimento delle attività. Si raccomanda un utilizzo ridotto al minimo indispensabile, in modo da privilegiare, in tutti i casi dove sia possibile, il contatto umano e l’incontro con mezzi più adatti a risolvere i problemi che richiedano collaborazione. In particolare la distribuzione di posta elettronica, soprattutto se indirizzata a più destinatari, e in CC, è da utilizzare con estrema moderazione, perché l’eccesso di messaggi di posta può costituire uno dei principali motivi di inefficienza aziendale e stress personale.

L’uso della posta elettronica dai PC aziendali per uso personale deve rispettare principi di moderazione, diligenza e correttezza. I collaboratori che ne facessero uso devono essere consapevoli che anche questo mezzo, così come l’accesso ad Internet, lascia traccia sui server aziendali di cui l’azienda si riserva il pieno controllo.

La privacy non può dunque essere garantita ed è responsabilità di ciascuno evitare di veicolare nei messaggi di posta elettronica, interni o esterni, contenuti privati e con carattere di riservatezza.

Non è infine consentito inviare tramite posta elettronica documenti di lavoro “strettamente riservati”.

 

Password: Le password devono essere mantenute segrete. NEW LINE RdM aderisce alla normativa sulla Privacy e Sicurezza dei dati, ove necessario, chiedendo a tutti gli interlocutori professionali (clienti, fornitori, dipendenti e collaboratori) una regolare autorizzazione al trattamento dei dati, e proteggendo, ove opportuno tali dati secondo quanto previsto dalla legge. Tutti i dipendenti che abbiano per motivi professionali accesso a tali dati sono tenuti, per legge, a garantire la necessaria discrezione e riservatezza, onde evitarne la diffusione. Eventuali infrazioni potrebbero avere conseguenze sul piano civile e penale.

 

Telefono: telefonate di tipo personale, sia in ingresso sia in uscita, devono essere limitate a comunicazioni brevi e con carattere di urgenza, sempre adeguate ad uno spirito di diligenza e correttezza nei confronti dell’azienda. E’ assolutamente vietato effettuare chiamate verso servizi telefonici a pagamento, se ciò non rientra in mansioni aziendali non altrimenti realizzabili. Eventuali infrazioni saranno soggette a sanzioni disciplinari e/o pecuniarie.

I centralini di NEW LINE RdM sono dotati di memoria che registra il numero chiamante/chiamato e la durata di ogni comunicazione, con riferimento al numero interno con cui la telefonata si è svolta.

Il personale che, per l’esecuzione delle proprie attività, è dotato di telefono cellulare dovrà utilizzarlo con la massima cura, garantirne l’efficienza attraverso la necessaria manutenzione e provvedere alla ricarica in modo che la sua funzionalità sia assicurata durante l’orario di lavoro. La sede dovrà essere tempestivamente avvertita di eventuali difetti di funzionamento che rendano difficile rintracciare l’utilizzatore.

 

Utilizzo degli automezzi: gli automezzi necessari all’attività aziendale sono dati in uso ad un titolare, che è responsabile della sua efficienza, attraverso il rispetto delle attività di manutenzione previste. Il loro utilizzo deve rispettare criteri di prudenza, sicurezza e correttezza, sia nei confronti del codice della strada, sia nei confronti dell’azienda, sia nei confronti dell’ambiente; la massima cura va anche dedicata alla sicurezza della merce trasportata. Le multe a carico di automezzi intestati all’azienda saranno addebitate al personale in quel momento alla guida. Nel caso di un comportamento manifestamente imprudente o negligente, e/o di un conseguente danno provocato ad un automezzo aziendale, sono previste sanzioni disciplinari e pecuniarie.

7. TELELAVORO

Particolare attenzione deve essere adottata nell’utilizzo degli asset al difuori degli uffici. Devono essere adottate tutte le attenzioni affinché siano ridotti i rischi di confidenzialità, integrità e accessibilità delle informazioni. In caso di smarrimento o furto deve essere avvisata immediatamente la direzione e il responsabile IT.

8. SUPPORTI REMOVIBILI

L’utilizzo dei supporti rimuovibili è consentito purché vengano adottate misure di sicurezza coerenti con i contenuti. In particolare dovranno essere adottate password sui documenti secondo le necessità e potrà essere necessario richiedere ai referenti IT di predisporre un sistema di criptazione. È responsabilità di ognuno di valutare la situazione.

Tutti sono responsabili della conservazione dei supporti, che non devono essere lasciati in giro incustoditi. I supporti rimuovibili devono essere distrutti al termine del loro utilizzo.

9. RESTITUZIONE DEGLI ASSET
Tutti gli asset devono essere restituiti al termine dell’utilizzo. Gli asset che lo necessitano, verranno completamente resettati con modalità diverse in relazione all’effettivo impiego. Dopo la restituzione non sarà pertanto più possibile accedere alle informazioni ed ai contenuti.

10. ACCESSI ALLE STRUTTURE SOCIETARIE

L’accesso alle strutture deve avvenire secondo le regole stabilite: gli ospiti devono essere registrati e le zone con limitazione di accesso che devono rispettate da tutti.

11. ACCESSI AL SISTEMA INFORMATIVO

L’accesso al sistema informativo deve avvenire con le modalità previste dai referenti IT. È vietata ogni forzatura del sistema, compresa l’installazione di sw. Tutti devono segnalare qualsiasi inadeguatezza ai referenti IT e alla direzione.

12. KNOW HOW E RISERVATEZZA

I dipendenti di NEW LINE RdM svolgono le proprie funzioni professionali, sia all’interno dell’Azienda sia nei rapporti con terzi, garantendo sempre l’assoluta riservatezza delle informazioni la cui divulgazione o pubblicazione possa influire sugli interessi delle parti coinvolte.

Questo principio, che rimane valido anche dopo l’interruzione del rapporto di lavoro con NEW LINE RdM, si concretizza nel rispetto delle seguenti norme:

 

Segreto professionale: occorre mantenere il segreto professionale nei confronti dei dati, rapporti, conti, rendiconti, piani strategici e altre attività di NEW LINE RdM e del suo personale che non siano di dominio pubblico e la cui divulgazione possa influire sugli interessi di NEW LINE RdM. È vietato diffondere tali informazioni senza autorizzazione, a meno che si agisca in conformità a una precisa richiesta giudiziaria o a una disposizione di legge.

 

Proprietà intellettuale: è vietato utilizzare, a fini propri o di terzi o a scopo di lucro, i programmi, sistemi informatici, manuali, video, corsi, studi, rapporti ecc. creati, sviluppati o perfezionati in NEW LINE RdM, in quanto la Società ne conserva sempre la proprietà intellettuale.

 

Conoscenze e know how: tutte le conoscenze sviluppate nell’ambito dell’attività svolta per NEW LINE RdM sono da considerare prima di tutto patrimonio di NEW LINE RdM. L’utilizzo al di fuori di tale ambito deve avvenire secondo principi di riservatezza e correttezza.

Se opportuno New Line sottoscrive documenti specifici relativi al DPS dei clienti (Documento Programmatico della Sicurezza). E’ richiesta a tutti i collaboratori di NEW LINE RdM l’osservanza di tale impegno, secondo criteri di discrezione e riservatezza.

13. LIMITAZIONI E INCOMPATIBILITA’ DI CARATTERE GENERALE

I collaboratori di NEW LINE RdM non possono assumere cariche, svolgere funzioni o agire in rappresentanza di società concorrenti, società fornitrici di beni e servizi o società che esercitano una forma di dominio o controllo sulle società concorrenti.

I collaboratori sono tenuti a consultare NEW LINE RdM prima di accettare qualsiasi carica, cooptazione o nomina al di fuori della Società che possa condizionarne l’indipendenza e la dedizione professionale alla Società.

14. SANZIONI

Il mancato rispetto delle norme esposte in questo Codice di Comportamento potrà portare la Direzione del Personale ad assumere provvedimenti di carattere disciplinare adeguati alla gravità del fatto, ove non siano previste dalla legge sanzioni più gravi, di carattere civile o penale.

15. VIGILANZA E INTERPRETAZIONE

L’interpretazione del presente Codice di comportamento compete al Consiglio di Amministrazione dell’azienda. Le eventuali richieste di parere e di autorizzazione citate nel presente documento devono essere rivolte alla Direzione delle risorse umane dell’azienda. Inoltre, eventuali inadempienze devono essere comunicate a tale Direzione, che è preposta a dare istruzioni in merito all’applicazione del presente Codice di comportamento.

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